Un changement de local, comme un déménagement particulier, peut engendrer beaucoup de stress. Cependant, s’il est bien préparé en amont, ce déménagement pourra se dérouler plus sereinement. Pour cela, il ne faut pas hésiter à se fixer des objectifs à chaque étape de la préparation. Avec la checklist, visualisez ce qu’il vous reste à faire, et anticipez au mieux l’aménagement dans votre nouveau local.
6 mois avant le déménagement : les premières démarches
Bien préparer un déménagement d’entreprise commence avec une checklist réalisée 6 mois avant la date prévue. Pour cela, déterminez la date exacte de votre déménagement en vous basant sur votre bail commercial. La majorité des contrats exigent un préavis de 6 mois, ce qui vous permet de déterminer quand quitter les lieux. Profitez-en également pour donner votre préavis et pour revoir les contrats de vos employés en vue du changement de situation.
3 mois avant : devis et communication
Trois mois avant la date prévue, vous pouvez annoncer le déménagement. Prenez soin de prévenir vos salariés, mais également les fournisseurs et les clients. C’est également à cette date que vous pouvez demander des devis et choisir votre prestataire pour le déménagement. Vous pouvez également désigner parmi vos salariés un superviseur qui servira d’interlocuteur entre la direction et le reste de l’entreprise. Ce dernier trimestre peut aussi vous permettre de réaliser des travaux dans vos nouveaux comme dans vos anciens locaux.
1 mois avant : tri et changement d’adresse
Dans les 30 jours précédant le déménagement, vous pouvez préparer les cartons. Profitez de cette occasion pour faire du tri parmi les biens de l’entreprise, en particulier les documents papier. Anticipez également le transfert de bureau en installant la ligne téléphonique et Internet dans les nouveaux locaux. Vous pouvez aussi effectuer tous les changements d’adresse. Pensez donc à prévenir votre assurance, l’URSSAF, la sécurité sociale…
Les 10 jours précédant le déménagement : inventaire et nettoyage
Lors de la dernière ligne droite, faites l’inventaire de tout votre parc informatique : ordinateurs, serveurs… Pour cela, n’hésitez pas à faire appel à un spécialiste qui réalisera également la sauvegarde de toutes vos données. C’est également le moment de boucler les derniers cartons et de nettoyer les anciens locaux. Vous pouvez faire appel à une société spécialisée pour cette étape.
En suivant ces étapes simples, vous pourrez réaliser le déménagement de votre entreprise de manière sereine et décontractée. Il ne vous restera plus qu’à aménager dans vos nouveaux bureaux et à inaugurer ce dernier avec vos salariés et/ou vos clients.