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Depuis maintenant plusieurs années, les séminaires ont le vent en poupe. Dans le but de motiver les troupes ou de promouvoir un nouveau dispositif, ces journées annuelles participent à la productivité de l’entreprise. Pour bien organiser votre séminaire, voici 7 étapes fondamentales à suivre.
Définir les objectifs du séminaire
Un séminaire ne survient jamais sans but. C’est un moyen de répondre à des objectifs ciblés. Avant d’organiser un séminaire, il faut donc définir sa cible et ses objectifs. A qui s’adresse l’événement ? Le plus souvent, il s’agit des collaborateurs, c’est-à-dire des salariés de l’entreprise. Le but est alors de motiver les équipes, de récompenser les résultats de l’année ou de faire du team building.
Dans certains cas, les participants sont les partenaires que l’on souhaite remercier et fidéliser ou bien les clients, afin d’améliorer sa réputation auprès du public et de promouvoir une nouveauté. Dans tous les cas, le séminaire sert à augmenter la productivité de l’entreprise et à renforcer son image de marque.
Choisir un thème et un format de séjour
Les séminaires peuvent se dérouler de différentes manières. Il peut s’agir d’une seule journée ou de deux, selon les moyens et l’envie de l’entreprise. Choisir le format du séjour est important pour l’organisation. Le plus souvent, il s’agit de jours compris sur les heures travaillées, et non les weekends. Il faut donc se montrer stratégique selon l’activité de l’entreprise et opter pour des jours « creux », qui sont moins chargés que d’autres.
Il est aussi conseillé de choisir un thème pour son séminaire d’entreprise. S’il a lieu chaque année, chaque séminaire peut apparaître comme une nouvelle édition. Trouvez un titre accrocheur qui saura séduire les participants. C’est une étape essentielle, surtout si l’événement est adressé aux clients ou aux partenaires.
Définir un budget de séminaire
Un séminaire représente des dépenses plus ou moins importantes pour l’entreprise. Il faut donc définir un budget au préalable, pour savoir ce qui est possible ou tout à fait hors de portée. Le coût total dépendra évidemment des ressources internes de l’entreprise et de la taille de l’événement.
Il est important de s’y prendre à l’avance pour espérer compter sur certaines réductions ou partenariats avantageux. Par exemple, en région Auvergne-Rhône-Alpes, vous pouvez essayer de négocier le prix d’une salle de séminaire à Saint-Étienne afin d’alléger la note finale. Certaines entreprises aux grands moyens n’hésitent pas à privatiser un lieu, s’assurant ainsi du confort de leurs équipes.
Choisir la meilleure date pour un séminaire
La date d’un séminaire répond à plusieurs critères. Parfois, il s’agit d’une date significative que les cadres de l’entreprise souhaitent célébrer. Cela peut par exemple être le cas pour l’anniversaire de la société, pour le lancement d’un nouveau produit ou pour le pot de départ d’un cadre. La date, si elle tombe en semaine, ne pose alors pas de problème.
D’autres fois, il s’agit simplement de trouver une date stratégique, qui ne pénalise pas la productivité de l’entreprise. Si vous organisez votre séminaire pendant une période charnière, cela peut offrir une pause bien méritée à vos équipes mais également créer un certain retard dans les affaires. A vous de voir quelles concessions vous êtes prêt à faire.
Pour un événement avec les clients ou les partenaires, la date dépendra évidemment de la disponibilité de tous les participants et des lieux à réserver. Cela demande une grande rigueur d’organisation et une communication très fluide pour trouver une date d’un commun accord.
Choisir le lieu d’un séminaire d’entreprise
Le lieu d’un séminaire est source de rumeurs au sein d’une entreprise. Tous les participants souhaitent connaître en avance le lieu de leur escapade. Les grosses entreprises choisissent souvent des destinations touristiques, à la mer, à la montagne ou même à l’étranger. Si le budget est plus restreint, vous pouvez tout à fait choisir un lieu plus raisonnable mais atypique, comme la location d’un amphithéâtre à Saint-Étienne (en savoir plus ici).
Peu importe la destination que vous choisissez, veillez à ce que les activités, les hôtels et les salles de réunion soient bien à proximité les uns des autres. Vous devez également choisir le lieu selon la capacité d’accueil de celui-ci. Un défi parfois difficile à relever.
Attention, le choix du lieu déterminera ensuite les moyens de transport. Car, train ou avion : choisissez la solution la plus économique et la plus pratique. Vous pourrez ensuite communiquer aux participants l’heure et le lieu de rendez-vous du départ.
Réaliser le planning du séjour
Un séminaire ne vient jamais sans programme. Le plus souvent, la matinée est consacrée à la réunion d’entreprise. Les cadres font alors un retour sur le chiffre d’affaires annuel et sur la productivité de l’entreprise. Ce peut également être l’occasion de présenter de nouveaux objectifs pour l’année suivante et de présenter le discours des dirigeant.
L’après-midi est consacrée à l’activité et au temps libre. Choisissez une activité à faire en groupe ou par équipes, afin de renforcer le lien social entre vos salariés. Veillez à ce qu’elle ne soit pas trop sportive et accessible à tous. Le soir, un repas dansant est souvent organisé, afin de terminer la journée comme il se le doit.
Attention, la réalisation du planning comprend également la programmation des repas. Vous devez vous y prendre en avance afin de prendre en compte les allergies, intolérances et régimes alimentaires de chacun. C’est un moment particulièrement casse-tête qu’il faut prendre le temps de gérer comme il faut.
Communiquer avant et après l’événement
Un séminaire est un événement annuel sur lequel il faut évidemment communiquer. Avant le jour J, la communication est importante afin de faire connaître l’événement mais également d’assurer son bon déroulement. En interne, cela passe par de nombreux mails communs. N’oubliez pas de prévenir les participants des tenues à prévoir ou de faire appel à eux pour l’organisation des chambres.
Après le séminaire, il est important de dresser un bilan du séjour. Remerciez tous les participants, encouragez leur travail et agrémentez le message de photos prises lors du séminaire. Si votre entreprise est présente sur les réseaux sociaux, c’est le moment de relayer quelques informations en instantané pour montrer l’esprit de la société et la cohésion de ses équipes.
Voilà les 7 étapes primordiales que vous devez absolument suivre pour organiser un séminaire d’entreprise réussi. Pour un séjour sous le signe de la cohésion, de la bonne humeur et de la motivation, préparez tout en avance et soyez rigoureux sur le planning et les réservations. Bonne chance à vous !